1.3 – Befordringskæde

Det skal tidligt i udbudsprocessen afgøres, hvilke dele af den kommunale befordringskæde, der skal udbydes. Befordringskæden består af fem funktioner, der alle skal udføres for at gennemføre kørselsopgaven fra start til slut:

1. Visitation – kan ikke udbydes
2. Bestillingsmodtagelse
3. Kørselsplanlægning
4. Kørsel og herunder håndtering og hjælp til borgeren ved på- og afstigning
5. Fakturering + afrapportering?

Ad 1) Visitation kan ikke udbydes, da det lovgivningsmæssigt er kommunernes opgave at vurdere, om borgeren har ret til kørslen og i givet fald med hvilket serviceniveau. Strammere visitationspraksis – hvor borgeren henvises til almindelig kollektiv trafik eller tilbydes kørselsgodtgørelse  i stedet for et egentlig kørselstilbud – har ifølge KL’ effektiviseringskatalog betydet besparelser i flere kommuner. En central kørselsfunktion/kontor i kommunen kan evt. have til opgave at sikre en sådan ensartet visiteringspraksis på tværs af forvaltningerne. Man bør i forbindelse med visitationen også tage stilling til, hvilket serviceniveau den enkelte borger har krav på og/eller behov for.  Det giver sig selv, at et højere serviceniveau er nødvendigt grundet passagergruppen, og at specifikke krav til kvalitet, faglighed og uddannelsesniveau i personbefordringen er større for nogle borgergrupper end for andre.

Ad 2) Kommunen skal i udbudsprocessen tage stilling til, hvordan man vil modtage og håndtere bestillinger af kørsel (herunder også afbestillinger fra dag til dag, adresseændringer og justeringer i øvrigt). Kommunen kan selv oprette et callcenter til at modtage bestilling/afbud/ændringer af kørsel for de borgere, der er visiteret til kørslen. Det bør fremgår meget klart af udbuddet, om det er leverandøren eller kommunen, der skal stå for at modtage bestillinger og ændringer og i givet fald, hvordan der sker en samordning med den efterfølgende koordinering og kørselsplanlægning (trin 3 i befordringskæden).

Såfremt vognmanden står for at modtage og håndtere bestillinger, vil det typisk øge fleksibiliteten særligt vedrørende varsel for afbestilling og håndtering af akutte afbud ved sygdom og lign. Mulighed for direkte kontakt mellem vognmand/chauffører og den befordrede borger/forældre øger også fleksibiliteten og forbedrer erfaringsmæssigt også borgerens oplevelse af servicen.

Forklaring: Bestillingsmodtagelse, kørselskoordinering og kørselsplanlægning foregår ikke på samme måde for alle kørselsordninger. Det kan eksempelvis ske både på års-, måneds- og dagsbasis afhængig af den enkelte kørselsordning. Det er vigtigt, at kommunen har talt igennem, hvordan bestillingsmodtagelse, kørselskoordinering og kørselsplanlægning samordnes i de forskellige kørselsordninger.

Ad 3) Kommuner skal også tage stilling til, om kørselsplanlægningen bør varetages af kommunen eller vognmanden. En effektiv kørselsplanlægning sikres bl.a. ved en god ’logistisk opvarmning’ jf. punkt 1.2, hvad enten planlægningen efterfølgende varetages af vognmand eller kommune.

En god sammenhæng mellem bestilling og kørselsplanlægning skal sikres. Enten ved at leverandøren varetager begge dele, eller ved at informationen udveksles hurtigt og gnidningsfrit mellem de relevante parter.

Inden opgaven sendes i udbud, bør kommunen gennemføre en markedsundersøgelse med inddragelse af vognmændene i området. Jo flere forskellige slags kørselsordninger og destinationer, der udbydes i pakken/kontrakten, des mere kompleks bliver både kørselsplanlægning og varetagelse af bestillingsmodtagelse. Det kræver naturligvis, at der er vognmænd i området som kan løfte opgaven.

Mindre vognmænd kan sagtens varetage både bestillingsmodtagelse og kørselsplanlægning, men det kræver enten mindre udbud, eller at udbuddet deles op i pakker. Dette øger naturligvis antallet potentielle tilbudsgivere for kommunen. Desuden spiller det en væsentlig rolle, hvor præcist kørselsopgaven kan beskrives på forhånd som omtalt i afsnit 1.2.

Ad 4) Det er vigtigt, at ønskerne til service og kvalitet (de tekniske specifikationer) for den udbudte kørselsopgave er tænkt ordentligt igennem. Læs mere herom i afsnit 3.1.

Ad 5) Kommunen bør inden udbuddet tænke igennem, hvilke krav til fakturering og afrapportering, man ønsker fra vognmændene – også ved kontraktens ophør. Såfremt vognmanden varetager bestillings- og kørselsplanlægning, bør det gøres klart, hvilke oplysninger kommunen ønsker som dokumentation for den udførte kørsel, f.eks. fakturaoplysning, kørselsspecifikationer pr. personnummer/kørselsordning, forsinkelser mm.

Det er en fordel for alle parter, at kommunerne er i nærheden af data for kørslen, så alle oplever personbefordringen som et gennemskueligt og effektivt produkt. Det kan naturligvis stille særlige krav til vognmændenes IT-løsninger, som skal tænkes ind i udbuddet.

Kommunernes Landsforening har udarbejdet en vejledning om 13 standardiserede nøgletal, der beskriver kørselsordningerne. Det er nøgletal på meget detaljeret (ambitiøst) niveau, der kan være svære at levere i praksis – men de udgør et godt udgangspunkt for nærmere overvejelser. (Kilde: Vejledning til standardiserede nøgletal på befordringsområdet – KL. November 2014).

Såfremt kommunen varetager kørselsplanlægningen kan kommunen – særligt ved udbud med mange kontrahenter – overveje at stå for at styre faktureringen selv, ligesom det ses i trafikselskaber.

2.1 Hvilken udbudsform bør kommunerne anvende?